统一股份申诉、举报管理制度

• 1.目的

本文件构成统一低碳科技(新疆)股份有限公司及其下属各公司（以下统称“公司”）治理和控制框架的一部分，它是为了保证公司良好的治理和控制框架，并由此使公司的资产和资源得以保障而制定的。 本文件为公司员工提供了报告违反公司下述 2.1“适用范围”中有关政策及规定的行为（以下简称“违纪行为”）的渠道，保证调查过程的公平及合理，并确保对违纪行为的处理公平、透明及合理。

• 2.政策说明

2.1 适用范围

本文件中的程序（以下简称“程序”）适用于所有公司员工的违纪行为。违纪行为指违反《统一公司商业原则》与 《统一公司行为准则》的行为，以下统称“统一商业原则及行为准则”。本程序是强制性的，应当被严格遵守。

• 3.报告程序

违纪行为（除违反《健康、安全和环保要求》外）需遵循本程序规定的报告渠道汇报。违反《健康、安全和环保要求》的违纪行为报告需遵循《健康、安全和环保要求》进行。

3.1 报告义务

公司鼓励员工及时报告违纪行为。更为重要的是，你需要遵循下列正确的报告渠道向公司报告违纪行为。如果员工没有报告已发生的违纪行为，他/她可能受到公司的纪律惩处。

3.2 报告渠道

员工可以通过下列渠道报告违纪行为： 向他/她的直线经理、直线副总、业务 HR 经理、人力资源总监、财务负责人及公司法务总监、总经理举报，可采用面对面报告或书面报告的形式；或通过公司举报信箱、微信群举报任何违纪行为：举报信箱：4006101162@tongyioil.com

3.3 匿名/实名报告

公司鼓励实名投诉制度。建议举报人使用真实姓名和地址，通过正确的报告渠道报告任何违纪行为，因为这样有助于公司能与报告员工核实报告内容和启动正确的调查程序。同时，公司也接受和保护匿名举报的方式，当匿名举报所阐述的信息或者线索反映出被举报人有违规、违纪迹象时，公司会启动调查程序进行调查。 特别强调：公司在后续的进程中会恰当地保护相关信息（包括举报人信息）的机密性。使得举报信息在尽可能小的范围被知晓，比如相关举报信息特别是举报人信息除接收举报信息人员外仅限于总监层级及以上人员知晓，并且要求已知晓人员保密相关信息，以此保护举报人不受打击报复。 同时，公司也严禁一切对投诉举报的打击报复行为。

• 4.违纪事件的处理

当直线经理、业务 HR 经理、法务总监、领导小组成员之一或举报信箱、微信群收到违纪事件报告时，应立即以组织会议的方式或者邮件周知的方式提交给领导小组所有成员，领导小组将依事件的重要性征询总经理的意见决定是否进行调查（是否受理）、如何进行调查及对事件的相关处理。 安全禁令调查按照《健康、安全和环保要求》执行，HSE 经理是该流程的管理人。

• 5.调查程序

调查程序适用于已被 统一商业原则领导小组受理的违纪事件调查。

5.1统一商业原则领导小组作调查决定及对参与人员的资质要求

在违纪事件报告由领导小组决定受理并进行调查后， 由领导小组决定具体的调查方式、参与人员并指定调查小组成员。 参与调查人员应具备以下资质： •人员所属部门尽量在法务、财务和HR范围，必要时可选用所属部门直线以上人员参与； •调查人员熟悉要调查的业务信息； •调查人员具备足够的业务判断经验；

5.2 调查决定的关键原则

统一商业原则领导小组根据下列关键原则作出是否调查的决定： 举报须包括确凿的事实，包括违背公司政策的被举报人姓名、详尽的违背统一商业原则 及行为准则的事实（如事件发生的时间、地点和事件内容）及给公司带来何种损失及损害； 但是，没有详尽事实或包括不能被确认事实的举报将不被调查。

5.3 完全调查和初步调查

完全调查是指具备确凿的事实，且有权正式地访谈相关人员，在公司范围内复审和检查任何 证据及数据。 完全调查的决定须获得领导小组的同意，并由其指定调查组成员及调查组组长。 初步调查是指该事件需要进一步核实，以确保基本事实是存在的。初步调查可以采取多种形 式，比如内部审计的方式及复审帐面记录，但通常不允许召唤访谈或询问相关人士。调查范 围必须是受限的和特定的。 领导小组可根据举报事实情况做出初步调查的决定并指定调查组成员及调查组组长。 调查组组长应主导调查进行。

5.4 调查基本准则

完全调查和初步调查应该遵循调查基本原则。

5.5 调查报告

调查组将负责撰写调查报告，报告包括在调查中收集的所有事实、涉及人员的所有基本信息（如调查人、被调查人、参与采访的证明人）、任何必要的补充调查及结论和建议。 调查报告须在调查小组组长审核后并调查完成后的五个工作日内提交给商业原则领导小组作决定。同时需对此次调查事项做记录，必要时同步更新相应风险清单。

• 6.举报人奖励及保护

公司鼓励员工、客户、供应商及其他利益相关方对本公司涉嫌不当行为或不法行为进行真实举报，实名、匿名形式均被接受，并平等对待每一条举报信息。公司承诺保障举报人身份，确保举报人免受因其举报而导致的不利后果，如解雇、降职等。公司承诺对举报事项开展公正的调查，为全体员工创造一个安全、公平的环境。

• 7.纪律处分的决定

7.1 统一商业原则领导小组会议

在领导小组收到有关调查报告后的五个工作日内， 领导小组召集会议或者通过邮件周知的方式交换意见。

7.2 调查组报告

调查小组在会议前将调查报告发送给领导小组所有成员，且提供所有的事实和证据。如果领导小组在调查组汇报后发现证据不充足，或有重要的事实没有澄清或需要补充的，领导小组可要求调查组进一步调查，或者召集相关人员包括被举报员工来会议中澄清。

7.3 处罚决定

违纪行为的处罚将由领导小组在上述程序进行完毕后交由人力资源总监及相关直线副总经理按《统一员工手册》的规定作出处罚决定。处罚将遵循《统一员工手册》的规定。

• 8.决定的传达

违纪行为的处罚决定将按《统一员工手册》规定由相关人员传达给所涉及的员工。

• 9.其他

本程序由统一商业原则领导小组批准并发布，对本程序的解释权归领导小组。统一商业原则领导小组有权依不时之需要对本程序进行修订及更新。

统一低碳科技（新疆）股份有限公司

2025年2月